Checkliste für das Erstgespräch mit einer Webagentur
Das Erstgespräch mit einer Webagentur legt den Grundstein für das gesamte Projekt. Viele Websites scheitern nicht an der technischen Umsetzung, sondern an unklaren Anforderungen, fehlender Kommunikation oder unrealistischen Erwartungen. Wer diese Punkte im ersten Gespräch klärt, spart später Zeit, Geld und Nerven.
Ziele und Anforderungen klären
Bevor Sie einen Termin vereinbaren, sollten Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sein. Was soll die Website leisten? Soll sie neue Kunden gewinnen, Ihre Produkte präsentieren, Vertrauen aufbauen oder Bestandskunden informieren? Schreiben Sie Ihre Antworten auf, bevor Sie mit der Agentur sprechen.
Überlegen Sie auch, wer die Website später nutzen soll. Eine Website für ein Fachpublikum braucht andere Inhalte und eine andere Struktur als eine für Privatkunden. Notieren Sie, welche Seiten Sie sich vorstellen, welche Funktionen wichtig sind und was Sie auf keinen Fall vermissen möchten. Je konkreter Ihre Vorstellung ist, desto besser kann die Agentur einschätzen, ob und wie sie Ihr Projekt umsetzen kann.
Budget realistisch planen
Der Begriff "Website" ist ein Sammelbegriff. Eine einfache Visitenkarten-Seite mit fünf Unterseiten kostet etwas völlig anderes als ein digitales Verkaufsinstrument mit 40 Unterseiten, Konfigurator und mehrsprachigem Blog. Bevor Sie nach Preisen fragen, sollten Sie wissen, welchen Typ von Website Sie benötigen.
Legen Sie vor dem Gespräch einen realistischen Budgetrahmen fest. Überlegen Sie, was Ihnen die Website wert ist und was Sie sich langfristig leisten können. Bedenken Sie dabei nicht nur die Erstellung, sondern auch laufende Kosten wie Hosting, Wartung und Pflege. Wenn Sie ein Budget nennen, das nicht verhandelbar ist, sagen Sie das deutlich. Eine seriöse Agentur sagt Ihnen dann ehrlich, ob Ihr Vorhaben damit machbar ist oder wo Sie Abstriche machen müssen.
Die richtigen Fragen an die Agentur
Im Erstgespräch geht es nicht nur darum, dass die Agentur Sie kennenlernt. Sie sollten auch die Agentur prüfen. Fragen Sie nach Referenzen und Beispielprojekten, die zu Ihrem Vorhaben passen. Eine Agentur, die vor allem Onlineshops baut, ist für eine reine Unternehmenspräsentation vielleicht nicht die beste Wahl.
Klären Sie, wer bei der Agentur Ihr Ansprechpartner ist und wer die Arbeit tatsächlich umsetzt. Bei manchen Agenturen übernimmt ein Projektleiter die Kommunikation, die eigentliche Arbeit macht ein externes Team. Fragen Sie auch nach dem Ablauf: Wie läuft ein typisches Projekt ab, welche Meilensteine gibt es und wie werden Sie über den Fortschritt informiert? Und fragen Sie nach den Kosten für Nachbesserungen, falls Ihnen später Änderungen einfallen.
Inhalte und Zuständigkeiten
Ein häufiger Stolperstein in Webprojekten ist die Frage, wer die Inhalte liefert. Viele Kunden gehen davon aus, dass die Agentur Texte schreibt und Bilder besorgt. Das stimmt aber nicht immer. Klären Sie im Erstgespräch, welche Leistungen im Angebot enthalten sind und was Sie selbst beisteuern müssen.
Überlegen Sie vor dem Termin, ob Sie eigene Texte, Fotos oder Logos haben. Falls Sie keine eigenen Inhalte haben, fragen Sie die Agentur, ob sie Texter und Fotografen vermitteln kann und was das kostet. Legen Sie außerdem fest, wer die Inhalte bis wann liefert. Fehlende Inhalte verzögern Projekte oft um Wochen, weil die Agentur auf Material wartet, das nie kommt.
Projektablauf und Zeitplan
Fragen Sie im Gespräch nach einem konkreten Zeitplan. Wann beginnt das Projekt, wann sind die einzelnen Schritte geplant und wann soll die Website online gehen? Ein realistischer Zeitplan berücksichtigt, dass Sie als Kunde Inhalte prüfen und freigeben müssen. Planen Sie dafür ausreichend Zeit ein.
Klären Sie auch, wer bei Ihnen im Unternehmen die Entscheidungen trifft. Wenn mehrere Personen beteiligt sind, benennen Sie eine verantwortliche Person, die mit der Agentur kommuniziert und Freigaben erteilt. Das verhindert Missverständnisse und hält den Prozess in Gang.
Abnahme und Launch
Die Abnahme ist der Moment, in dem Sie die fertige Website offiziell akzeptieren. Fragen Sie im Erstgespräch, wie die Abnahme abläuft und was passiert, wenn Ihnen Fehler auffallen. Vereinbaren Sie, wie viele Korrekturschleifen im Preis enthalten sind und was zusätzliche Änderungen kosten.
Klären Sie auch, was beim Launch passiert. Wer kümmert sich um die Domain, wer richtet das Hosting ein und wer überträgt die Website auf den Server? Und fragen Sie, ob die Agentur nach dem Launch noch für Fehlerbehebung zur Verfügung steht und wie lange diese Unterstützung läuft.
Langfristige Zusammenarbeit
Eine Website braucht auch nach dem Launch laufende Pflege: Sie muss aktualisiert, gepflegt und sicher gehalten werden. Fragen Sie die Agentur, ob sie Wartungsverträge anbietet und was diese beinhalten. Dazu gehören in der Regel Updates des Systems, Sicherheitsprüfungen und kleinere Anpassungen.
Überlegen Sie auch, ob Sie die Inhalte selbst pflegen möchten. Viele Agenturen nutzen ein Content-Management-System, mit dem Sie Texte und Bilder selbst ändern können. Fragen Sie, wie einfach das System für Laien zu bedienen ist und ob die Agentur Sie darin schult. Eine gute Einarbeitung spart Ihnen später teure Änderungsaufträge.