Vorlagen für das Agentur-Briefing und Lastenheft

Wenn Sie eine Website von einer Agentur erstellen lassen, entscheidet das Briefing, ob Sie brauchbare Angebote bekommen oder in eine lange Rückfrageschleife geraten. Das Briefing beschreibt Aufgabe, Ziel, Zielgruppe, Ausgangslage, Lieferumfang, Budget und Zeitplan.

Das Lastenheft ergänzt das Briefing um formale Anforderungen, an denen die Agentur Aufwand und Kosten bemisst. Beide Dokumente erstellen Sie selbst mit Vorlagen, ohne Vorkenntnisse in Projektmanagement.

Warum ein schwaches Briefing doppelt kostet

Ein unvollständiges Briefing führt zuerst zu Angeboten, die nicht zu Ihrem Vorhaben passen, weil die Agentur Lücken selbst ausfüllen muss. Danach folgen Rückfragen, zusätzliche Abstimmungsrunden und am Ende Ergebnisse, die an Ihren Erwartungen vorbeigehen. Jede dieser Schleifen kostet Zeit und Geld, bevor überhaupt ein Pixel gestaltet ist.

Ein gutes Briefing muss dafür keine vierzig Seiten lang sein. Es reicht, wenn es die Informationen enthält, die eine Agentur für eine belastbare Einschätzung wirklich braucht. Dazu gehören das Projekt in zwei Sätzen, die Ausgangslage Ihres Unternehmens, das Ziel der Website, die Zielgruppe und der gewünschte Leistungsumfang. Wenn Sie diese Punkte klar formulieren, kann die Agentur den Aufwand kalkulieren und ein Angebot abgeben, das zu Ihrem Vorhaben passt.

Was in ein Website-Briefing gehört

Ein Website-Briefing ist das Rückgrat der Zusammenarbeit mit der Agentur. Es sorgt dafür, dass die Agentur Ihre Vorstellungen versteht, und liefert die Grundlage für die Planung, das Design, die Entwicklung und den späteren Betrieb der Website. Die Vorlage funktioniert dabei nicht nur für klassisches Webdesign, sondern auch für SEO, Marketing, Werbung und Social Media. Punkte, die für Ihr Projekt nicht relevant sind, können Sie streichen. Ziele, Verantwortlichkeiten, Budget und Zeitplan sollten Sie dagegen nicht offen lassen.

Die typischen Abschnitte einer Briefing-Vorlage sind:

• Überblick: Das Projekt in zwei Sätzen, damit die Agentur sofort weiß, worum es geht.
• Unternehmen und Ausgangslage: Was Sie anbieten, was es schon gibt und warum Sie neu bauen oder überarbeiten.
• Ziel: Was die Website erreichen soll, etwa mehr Anfragen, direkte Buchungen oder eine bessere Darstellung des Sortiments.
• Zielgruppe: Wer die Seite nutzt, welche Bedürfnisse diese Personen haben und wie sie heute informiert werden.
• Design und Funktionalitäten: Welchen Stil Sie bevorzugen und welche Funktionen die Seite braucht, etwa Kontaktformular, Shop oder Terminbuchung.
• Inhalte: Welche Texte, Bilder und Videos vorhanden sind und was die Agentur erstellen soll.
• Technische Anforderungen: Welche Systeme angebunden werden müssen, etwa Buchhaltung, CRM oder Zahlungsdienstleister.
• Zeitrahmen und Budget: Wann die Seite stehen soll und welchen finanziellen Rahmen Sie planen.

Nehmen Sie sich für diese Punkte genug Zeit. Eine Website, die unter Zeitdruck und mit Lücken im Briefing entsteht, entspricht am Ende selten den Erwartungen. Viele Auftraggeber unterschätzen die Analyse der Zielgruppe und der Wettbewerber. Wenn Sie beschreiben, welche Seiten die Konkurrenz anbietet und was dort gut oder schlecht funktioniert, spart das der Agentur Recherchearbeit und Ihnen spätere Korrekturen.

Was das Lastenheft festhält

Das Lastenheft ist die formale Ergänzung zum Briefing. Während das Briefing die strategische Richtung beschreibt, hält das Lastenheft fest, welche Anforderungen die Website konkret erfüllen muss. Es beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, welche Funktionen vorhanden sein müssen, welche Inhalte eingepflegt werden und welche technischen Vorgaben gelten. Die Agentur übersetzt diese Anforderungen später in ein Pflichtenheft, das das Wie der Umsetzung beschreibt.

Für ein kleines Website-Projekt reicht ein Lastenheft mit wenigen Seiten. Formulieren Sie die Anforderungen so, dass eine Agentur daraus Aufwand und Kosten ableiten kann. Statt zu schreiben, dass die Seite modern aussehen soll, beschreiben Sie, welche Unterseiten es geben muss, welche Funktionen jede Unterseite enthält und welche Systeme angebunden werden. Je präziser diese Anforderungen sind, desto genauer fällt die Kostenschätzung aus und desto weniger Interpretationsspielraum bleibt für spätere Diskussionen.

So füllen Sie die Vorlagen aus

Beginnen Sie mit der Ausgangslage und dem Ziel, bevor Sie sich um Design und Funktionen kümmern. Diese Reihenfolge zwingt Sie, zuerst zu klären, was die Website leisten soll, und verhindert, dass Sie sich in Details verlieren. Formulieren Sie jeden Punkt so, dass auch jemand ohne Ihre Branchenkenntnisse ihn versteht. Vermeiden Sie Fachbegriffe oder erklären Sie sie beim ersten Gebrauch.

Wenn Ihnen einzelne Antworten schwerfallen, sprechen Sie mit den Kollegen, die die Website später pflegen oder mit ihr arbeiten. Der Vertrieb kennt die Fragen der Kunden, der Support die häufigen Fehler und die Geschäftsleitung die strategischen Ziele. Ein Briefing, das nur eine Person ausfüllt, übersieht leicht die Anforderungen, die im Betrieb wichtig sind.

Für die Erstellung reichen ein Textverarbeitungsprogramm und eine Tabelle für die Anforderungen im Lastenheft. Sie können die Vorlage auch als gemeinsames Dokument anlegen, damit alle Beteiligten Kommentare hinterlassen und Änderungen nachvollziehen können. Wer tiefer in die Materie einsteigen möchte, findet im Openbook zum Webdesign vom Rheinwerk Verlag Kapitel zu Projektmanagement, Konzeption und Responsive Webdesign, die Ihnen bei der Vorbereitung helfen.

Das Briefing für die Agenturauswahl nutzen

Mit der ausgefüllten Vorlage vergleichen Sie Agenturen. Schicken Sie dasselbe Briefing an mehrere Anbieter und achten Sie darauf, wie die Angebote ausfallen. Eine Agentur, die Rückfragen stellt und Lücken im Briefing benennt, arbeitet sorgfältiger als eine, die ohne Nachfragen ein pauschales Angebot abgibt. Die Qualität der Rückfragen zeigt, ob die Agentur Ihr Geschäftsmodell verstanden hat oder nur eine Standardlösung verkaufen will.

Achten Sie bei den Angeboten darauf, ob die Agentur zwischen Pflichtleistungen und optionalen Zusätzen unterscheidet. Ein Angebot, das alle Punkte des Lastenhefts abdeckt und klare Aussagen zu Zeitplan und Verantwortlichkeiten enthält, ist belastbarer als ein Angebot, das nur eine Gesamtsumme nennt. Die Entscheidungskriterien, die Sie im Briefing festgehalten haben, dienen Ihnen dabei als Maßstab: Wenn Sie Wert auf Termintreue legen, fragen Sie nach, wie die Agentur Verzögerungen kommuniziert. Wenn Ihnen die Pflege der Website wichtig ist, klären Sie, wer nach dem Launch für Änderungen zuständig ist.